Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook
 

Pada Microsoft Outlook ada fitur untuk membalas email secara otomatis meskipun Anda berapa di luar kantor, contoh nya jika Anda bekerja di salah satu perusahaan dan akan melakukan perjalanan bisnis atau cuti untuk beberapa hari kita bisa menggunakan fitur membalas email secara otomatis. Hanya tipe akun tertentu yang mendukung fitur balasan otomatis ini. Jika tidak ada tombol balasan otomati, artinya akun email tidak mendukung fitur ini. Namun, jika membuat Outlook tetap berjalan ketika berada di luar kantor, Anda dapat menggunakan aturan untuk membalas pesan email secara otomatis. Aturan juga memungkinkan Anda meneruskan email ke akun lain, menandai pesan sebagai dibaca, atau memindahkannya ke folder secara otomatis.

Pengaturan untuk balasan email otomatis di Outlook bergantung pada akun email Anda berada di server Microsoft Exchange atau akun email IMAP atau POP (seperti layanan email pada umumnya Gmail, Yahoo Mail, dan lainnya).

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat balasan email otomatis dengan outlook

Membuat template balasan untuk pesan yang akan di kirim.

  1. Pada Outlook, buat pesan email baru (Crtl + N).
  2. Masukkan subjek dan isi pesan untuk template balasan email Anda.

    Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

  3. Pilih File > Save As.
  4. Beri nama untuk template, lalu dalam menu menurun Simpan sebagai tipe, pilih Template Outlook (*.oft)

Catatan: Kita dapat membuat template baru setiap kali kita akan keluar kantor atau menggunakan template yang sudah kita bikin sebelumnya. Sekarang Anda siap menggunakan template tersebut untuk membuat aturan email balasan otomatis dengan outlook.

Mebuat aturan email balasan otomatis.

Ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Pilih File > Manage Rules & Alerts.
  2. Pada kotak dialog Rules and Alerts, dan pada tab E-mail Rules, klik New Rule.

    Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

  3. Pada tampilan New Rule, klik Apply rule on messages I receive dan klik Next.

    Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

  4. Untuk membalas setiap pesan email yang kita terima, kosong kan kotak Step 1: Select condition dan klik Next. Pilih Yes saat Outlook menanyakan apakah kita akan menerapkan aturan ini ke semua pesan. 
  5. Pada tampilan selanjut nya pilih Step 1: Select action(s) Pilih reply using a specific template. dan pilih template yang kita buat dan simpan sebelum nya.

    Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

  6. Kita dapat menambahkan pengecualian jika diperlukan pada Step 1: Select Exception (s) (if necessary) atau di kosong kan saja, lalu pilih Next untuk melanjutkan.
  7. Dan terakhir beri nama rule atau aturan tersebut, contohnya Perjalanan Bisnis.

    Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook

  8. Finish.
Catatan: Turn on this rule dicentang. Jika sudah siap untuk mengaktifkan balasan di luar kantor. Dan untuk menonaktifkan hapus centang kotak pada Turn on this rule. Dan kita dapat mengaktifkan aturan ini kapan saja.
Baca Juga: Cara Menghentikan Duplicate Sent Items Email di Outlook.
Itulah Cara Membuat Balasan Email Otomatis Outlook. Selamat mencoba semoga bermanfaat bagi teman-teman dan sampai jumpa lagi pada artikel tutorial selanjutnya.

Post a Comment

Previous Post Next Post